青山不動産情報館合同会社 様導入事例
青山・表参道エリアを中心に店舗不動産仲介を手がける青山不動産情報館合同会社。同社は不動産情報のデータベース化や業務の属人化に悩んでいました。そこで複数サービスを利用するほか、自社開発を試みるも根本的な解決には至りませんでした。しかし「Forest」を導入して業務効率化に成功したうえ、組織全体のレベルアップも実現しました。その経緯について、青山不動産情報館の中井様にお話を伺いました。
中井様：当社は、青山・表参道・原宿エリアを中心に、商業用物件の賃貸仲介および店舗開発を主軸とした事業を展開しています。主に取り扱うのは路面店が中心で、クライアント様も美容室をはじめとした店舗系のお客様が多い傾向にあります。私は約10年前にこの業界に入りましたが、業界内における情報の流通経路や管理手法が統一されていないことに驚きました。
中井様：物件情報の取得経路が多岐にわたっているため、正確に把握するのが困難という課題がありました。レインズのような業界標準のシステムに登録されない物件情報も多く、加えてFAXやメールで個別に送られてくる情報、Web上で展開されている情報など、媒体やフォーマットも多種多様でした。さらに、同一物件の重複情報も多く、情報の真偽や鮮度を見極めるのが非常に大変でした。
そのため、情報を一元管理できる環境の整備が急務だと考え、長年にわたってデータベース化を模索してきました。これまでに国内外の開発会社へ自社システムの開発を依頼したり、複数の不動産テック系サービスを試したりもしましたが、どれも最適解とはなりませんでした。
中井様：主に二つあると考えています。一つ目は、必要とする機能を網羅していなかったこと。二つ目は柔軟性に乏しく、運用に応じた微調整ができなかったことです。例えば、「特定項目を追加したい」といったニーズがあっても、サービス提供者からは対応できないと断られるケースがほとんどでした。
また、既存の不動産システムの多くが住居系物件を主な対象としており、私たちのように商業店舗に特化した仲介業務には馴染まない設計になっていることも課題でした。開発企業側も市場規模の大きい住居系を優先しているため、どうしても私たちのようなニッチな領域は後回しになってしまう印象がありました。
中井様：物件情報の収集・整理に多くの時間を要していました。複数のソースから情報を確認し、整理し、資料としてまとめるまでに相当な工数がかかり、その間に新たな物件が出てしまうことも多く、情報の取りこぼしが頻発していました。
加えて、業務が担当者のスキルや経験に大きく依存していたことも大きな課題です。作業スピードやアウトプットの質にばらつきが生じるだけでなく、案件対応のアプローチ方法や提案内容にも差が出てしまい、結果的に機会損失へとつながっていました。
中井様：業務効率化を目的に、これまで複数の不動産関連サービスを試してきました。物件管理系のクラウドツールやSFA（営業支援システム）なども導入し、いずれも一定期間は活用してみたのですが、当社の業務フローにフィットせず、結果的に半年程度で運用を断念するケースがほとんどでした。
そうした中で出会ったのがForestです。正直なところ、最初は「今回も同じかもしれない」という半信半疑の気持ちで問い合わせをしたのですが、最初の商談でその印象が大きく変わりました。
中井様：一番印象的だったのは、こちらの要望に対しての対応姿勢です。たとえば「こういう機能があったら嬉しい」といった話をした際、他社であれば「対応できません」と即座に否定されることが多かったのですが、Forestでは「既存の仕組みを応用すれば実装できるかもしれない」「少し時間をいただければ調整可能です」と、常に前向きに検討してくださいました。
単にサービスを“売る”という姿勢ではなく、「どうすれば実現できるか」を一緒に考えてくれるパートナーとしての関わり方に、これまでのサービスとの大きな違いを感じました。
中井様：トライアルの段階で、すでに「これは期待できる」と実感しました。中でも特に驚いたのが、PDF図面を自動でテキスト化できる「AI-OCR機能」の精度です。これまで利用してきたどのツールよりも正確に読み取れて、非常に実用的でした。
Forestの強みは、現時点での完成度の高さに加え、今後さらに進化していきそうな可能性を感じられることです。当社からのフィードバックを丁寧に受け止め、必要に応じて改善を進めてくださる体制があると確信できたことが、導入を決断する大きな後押しになりました。こうして、2025年の年始より本格的に導入を開始しています。
中井様：長年課題だった「情報の一元化」が、ようやく形になってきました。紙の資料だけでなく、レインズなど複数の媒体から取得した物件情報も、すべてForest上に集約できるようになり、業務基盤が整いつつあります。これまでは情報が分散していたことで属人化が進んでいましたが、誰でも同じように扱える状態に近づいてきたと感じています。
中井様：AIによる図面の帯替え機能は、導入効果の大きさを実感している代表的な機能の一つです。従来であれば、PowerPointなどで図面を切り出して、帯を貼り、PDF化するまでに1件あたり3〜5分ほどかかっていました。これがForestでは約20秒で完了します。単純計算で作業時間が15分の1に短縮され、大幅な業務効率化につながっています。
中井様：「図面作成が楽になった」「作業の負担が減った」といった声をよく聞きます。以前は、各自の感覚に任せて資料を作成していたため、どうしてもクオリティにばらつきがありました。しかし現在は、フォーマットが統一されているので、誰でも一定以上の品質で資料が作れるようになっています。
これは“質の均一化”というより、“質の向上”という感覚に近いですね。経験豊富な担当者が作成した図面フォーマットを、他のスタッフがそのまま活用できるようになったことで、チーム全体のスキルベースが底上げされている印象です。
中井様：大きく変わりました。以前は、PDFの図面をメールに添付して送るのが一般的で、電話をかける際も「ご覧いただけましたか？」と確認から始める必要がありました。しかし、Forestでは物件情報のURLを共有でき、相手が閲覧すると通知が来る仕組みになっています。そのため、電話でも「いかがでしたか？」と本題から入ることができ、お客様とのコミュニケーションのテンポが明らかに良くなりました。
中井様：はい。中でも効果的だったのが、PDFに含まれる画像を自動で抽出してくれる機能です。以前は写真のない資料をそのまま送るしかありませんでしたが、今はForestがPDF内の写真を自動的に画像として取り込んでくれるため、写真付きの資料としてマイページに反映できます。
これは地味に見えて、非常に大きな改善です。実際、お客様との会話の中で「写真があると物件の印象が全然違う」と感じる場面が増えました。資料の見栄えが良くなったことで、お客様にとってより分かりやすく、判断しやすい状態を提供できていると感じます。
中井様：非常にスピーディーで、柔軟に対応していただいています。これまでにさまざまな機能面での要望をお伝えしてきましたが、どれもきちんと受け止めて形にしてくださり、サービスの質が着実に向上していると感じています。
特に印象に残っているのは「メモ機能」です。手数料や元付業者との対応の注意点、オーナー様からの要望など、顧客に直接見せることはないけれど、社内での共有が不可欠な情報を物件ごとに記録できるようになりました。このような細かな実務に寄り添った機能は、現場として非常に助かります。
また、物件の賃料表記についても柔軟に対応していただきました。店舗物件では月額100万円を超えるケースも多いため、桁の処理を誤ると他システムとの連携に支障が出ます。この点も要望を出したところ、すぐに改善していただきました。
中井様：地下物件の階数表記ですね。以前は「地下2階」などの設定ができなかったのですが、こちらもお願いしてすぐに対応いただきました。通常、住居系物件を中心に開発されているサービスでは、こうした要望は「ニッチ」として扱われがちですが、オープンルームさんはきちんと向き合ってくれます。
大企業向けの対応だけでなく、私たちのような小規模事業者の声にも丁寧に耳を傾け、真摯に改善へつなげてくださっている点に、心から感謝しています。
中井様：「人が育たない」と悩んでいる不動産会社にこそ、Forestをおすすめしたいです。特に少人数体制の会社では、営業のスキルやノウハウが属人化してしまいがちです。Forestを活用すれば、優秀な営業担当のナレッジをシステムに落とし込むことで、他のメンバーがその知見を共有しながら業務を進められるようになります。
仮に、会社に「できる営業マン」がいなかったとしても、社長ご自身のノウハウをForestに反映させることで、全体のレベルを底上げすることが可能です。教育にかける時間やリソースが限られている会社にとっては、非常に有効な仕組みだと思います。
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