入社2年目の若手社員が上位売上を獲得。「Forest」導入で生まれた追客業務の好循環

──「Forest」導入前に抱えていた課題について教えてください。

今津様：当時は紙を使う業務が多く、電子化の遅れに加えて、物件資料の「帯替え作業」に大きな手間がかかっていました。
当社は、不動産の賃貸・売買仲介をはじめ、新築建売やリフォームまで幅広く手がけています。社内会議でも、電子化や業務効率化はたびたびテーマに上がっていました。なかでも帯替えについては、営業現場から「もっと効率化できるツールはないか」という声が強く出ていたんです。

松山様：私を含む20代〜30代の若手・中堅層が集まる会議でも、追客業務における物件資料の作成フローは大きな課題として挙がっていました。
当時は、基幹システムに物件情報をすべて登録したうえで資料化し、さらにPDFに変換して帯替えを行う必要がありました。手順が多く、どうしても時間がかかっていたんです。「もっと手軽に物件資料を取り込み、自社の資料として出せるようになれば、追客の幅が広がるのではないか」。そんな意見が、若手社員から複数上がっていました。
その会議をきっかけに、今津さんにシステム探しを依頼し、現在の導入につながっています。

──当時の物件資料の作成は、具体的にどのようなフローで行われていたのでしょうか？

松山様：当時は、各営業所の事務員に依頼して物件資料を作成してもらっており、かなり時間と手間がかかっていました。
具体的には、PDFで保存したデータを変換し、保存し直したうえで、お客様へ送付する流れです。事務員もほかの業務を担っているため、帯替えの作業に充てられるのは1日1時間ほど。作成できても2〜3件が限界でした。
そのため、レインズに掲載されている膨大な物件情報を自社の帯に差し替え、資料化してお客様に提案する動きまでは、ほとんど広げられていませんでした。

──資料作成に時間がかかることで、営業活動に影響はございましたか？

松山様：影響は大きかったですね。自社で紹介できる物件資料が足りず、お客様への提案の幅が狭まっていました。加えて、営業担当者ごとのスキル差にもつながっていたと思います。
事務員の習熟度や、各営業所が主に扱う物件種別によって、用意できる資料にはばらつきがありました。資料作成を気軽に頼みにくい環境もあり、市場に出ている物件を営業担当者が十分に把握できない。結果として、とっさの提案がしにくくなる。そんな悪循環が起きていたんです。
特にキャリアの浅い若手社員にとっては、自社資料を使ってさまざまな物件を紹介できない状況が、成長機会を狭める要因にもなっていました。

──システムを探し始めた経緯と、「Forest」を選んだ決め手をお伺いしてもよろしいでしょうか。

今津様：現場からの声を受け、インターネットでツールを探し、3社ほどを比較したうえで導入を決めました。
「Forest」を選んだ最大の理由は、レインズから直接物件情報を取得でき、そのまま自動で帯を自社仕様に変更できる点です。当社の運用にもっとも合っていたのが、この機能でした。他社のツールも確認しましたが、実務に合わせてここまで柔軟に帯替えできるものは見当たりませんでした。
あわせて、費用を含めた全体のバランスも評価しました。機能面とコストの両方を見比べた結果、最終的に「Forest」が有力な選択肢になりました。

──選定の際、機能や費用以外に重視した条件はどのようなものでしょうか？

今津様：とくに重視したのは、操作が簡潔で、誰でも迷わず使えることです。
当社には年配のスタッフも多く、複雑なシステムでは現場に定着しにくいのではないかという不安がありました。マニュアルを細かく読み込まなくても、直感的に扱えること。そこが、全社で活用していくうえで欠かせない条件でした。

──導入前のトライアルはどのように進め、現場の皆様からはどのような反応があったのでしょうか？

今津様：約20名の営業担当者全員に案内し、基本的には一度は触ってもらう形でトライアルを進めました。
実際に使い始めると、ふだんパソコン操作に苦手意識のあるスタッフでも、問題なく使えていました。画面設計がシンプルだったこともあり、新しいツールへの抵抗感はほとんどなかったです。

松山様：現場としても、トライアルの段階で資料作成の手間が大きく減ると実感していました。「Forest」は帯替えという目的に絞って設計されているので、操作が非常にわかりやすいんです。複雑な手順を覚える必要もなく、営業メンバー全員が戸惑わずに使い始められました。
さらに、この時点で紹介できる物件数が目に見えて増えた担当者もいました。実際に売上を伸ばした営業担当者もおり、本格導入に向けて、現場としてはかなり手応えを感じていました。

──導入後、営業活動において具体的にどのような変化がありましたか？

松山様：対面での接客スピードは大きく向上し、お客様との会話が途切れにくくなりました。以前は、パソコンのあるデスクまで戻って帯を切り取り、自社のものを上から貼り付けるといった作業が必要だったんです。今はレインズの資料をそのまま取り込み、帯だけを差し替えてすぐにお出しできます。お客様をお待たせする場面が減り、提案もよりスムーズになりました。

──営業現場での紹介件数や売上にも変化は出ていますか？

松山様：ご紹介できる物件数は目に見えて増え、営業所全体の売上向上にもつながっています。追客の場面でも、「あわせてもう1件ご紹介しよう」と動きやすくなりました。なかでも、入社2年目の若手社員が「Forest」を積極的に活用し、営業所内で上位の売上をあげるなど、わかりやすい成果も出ています。きちんと使いこなしているメンバーほど、前年比で数字を伸ばしている印象です。

──管理者側からは、導入後の効果をどのように見ていますか？

今津様：「Forest」の管理者ページを使うことで、誰がどの程度システムを活用しているのかが見えるようになり、アカウント管理もしやすくなりました。実際にデータを見ると、月に30〜40件の帯替えを行っている営業担当者もいます。これだけの件数の帯替えを営業担当者が行うのは、「Forest」導入前では考えられませんでした。営業担当者が持てる提案の幅は、確実に広がっていると感じます。

──資料作成の負担が減ったことで、事務担当の方の働き方にも変化はありましたか？

松山様：事務担当には、基幹システムへの登録が必要な「広告用」の物件資料の作成に集中してもらえる体制になりました。レインズから取得する資料は「広告用」「紹介用」「保管用」の3つに分けていて、件数の多い「紹介用」は営業担当者が「Forest」で直接帯替えしています。その結果、事務担当の業務効率も大きく改善しました。

──「Forest」の導入は、若手社員の育成や採用にどのような影響を与えていますか？

松山様：若手社員が、自ら物件情報を集めてお客様に提案しようとする意欲は大きく高まりました。資料作成の手間が減り、ご紹介できる物件の幅が広がったことが大きいと思います。以前は、自社の主力物件の周辺情報に偏りがちでしたが、今では他社物件の資料も自社仕様に整えやすくなりました。その結果、レインズやポータルサイトを確認する回数も自然と増えています。お客様と接する機会が増えるなかで、「もっと多くの物件を知りたい」という意識も育ってきました。そうした前向きな循環が生まれており、若手の成長を実感しています。

今津様：導入研修の場面でも、自社の先進性を伝えやすくなりました。新入社員の方に、「Forest」のような業務効率化ツールを活用しているとお話しすると、「すごいですね」と驚かれることも少なくありません。デジタル化に前向きに取り組む姿勢は、若い世代にとって働きやすい会社だと感じてもらうきっかけになっています。