物件の仕入れからお客様への提案までをワンストップで改善するフォレストPROを導入しました

帯替えからメール送信までの物件提案にかける時間を短縮することで、営業の機会損失が減らせる

帯替えの効率化、そして業務のリモート化がサービス導入の決め手でした。まず帯替えですが、それまでは何度もコピー機を往復しながら行う手作業が当たり前でした。

帯替えからメールを送るまでの1回の物件提案にかける時間を30分未満にすることを社内目標にしていましたが、どんなに短くても１件あたり最低20分はかかっていましたね。何とかここを簡略化して、効率化させたかったんです。なぜなら日々の業務の中でも最も手間と時間がかかるにも関わらず、一概に丁寧な帯替えをしたからといって、必ず成約に直結するというわけではないからです。

また移動の多い春先の繁忙期などは、お客様からのすべての問い合わせに対応しきれず、現場は常に回らない状態で、会社にも多くの機会損失が発生していました。

フォレストは、そんな面倒な帯替え業務をAIが完全自動化してくれるので、大助かりです。メンバーはみな“もう導入前の業務には戻れない”と言っています。

コロナ禍での在宅勤務に迫られ、オフィス機器がない環境でもお客様からのお問い合わせにお応えしたい

またフォレストの導入によって、オフィスに寄ることなく、外出先からでもリモート営業できるようになったのも画期的です。手元にあるこのノートパソコンもコロナ下での在宅勤務が求められるようになり、会社から急遽支給されたのですが、それもフォレストを導入したことで、リモート営業への道筋が見えたのが決め手でした。

そもそもテレワークや在宅勤務となった場合、経営陣がまず気にするのが、「経験がまだ浅く、若い営業メンバーが在宅で何ができるのだろう？」ということです。営業は、お客様への物件提案が中心であり、従来この業務はプリンターやスキャナーなどのオフィス設備が完備された環境でないと成立しませんでした。

また営業は、日中の移動も多いです。仮に遠い他県での内見を夕方に終え、そこからオフィスに戻るとなるとほぼ終業時間 になってしまいます。わざわざ数物件の帯替えとメール１本のためにオフィスに戻らなければならないというストレスは、メンバーの中にもありました。

しかし、フォレストはクラウド型サービスなので、パソコンとネット環境さえあればいつでもどこでもアクセスでき、時間や場所を選ばずに仲介営業ができます。

わたしもフォレストを使って何度か在宅勤務をしましたが、何らストレスなく物件提案とお客様とのコミュニケーションができています。

１件あたり３０分かかっていた物件地図の作成時間がゼロに

また最近リリースされたばかりの自動での物件マッピング機能は、正直感動しました。なぜなら、ずっとこんなサービスを求めていたからです。

例えば、学区を限定して物件を探されているお客様の場合ですと、物件提案と一緒に地図を求められます。しかし、地図の準備はまた別の作業になるため、通常と比べると倍ぐらい時間がかかっていました。またお客様側でも地図が見づらいという課題がありました。そこでフォレストの地図機能が登場し、この課題が消えました。

以前は、Googleマップにあるマイマップ機能を使って、物件の位置にピンを落として登録し、スクリーンショットをお客様に送るというプロセスでした。これを10物件ぐらいに対して行うとゆうに30分はかかっていましたが、今はこの作業が完全に無くなったので、とても助かっています。

お客様に「この担当者は、ちゃんとやってくれる」と思って頂くためには、マップ付きでの物件提案は必須だと思います。

サービスの使いやすさから、経験の浅い営業でもすぐ使いこなせる

サービス導入によって社内の営業風景は、だいぶ変わりました。まだキャリアの浅い若いメンバーでもスピーディな物件提案が実現できていますし、むしろ営業メンバーは皆どんどんサービスを使いこなせるようになってきています。

こういったサービスを導入するにあたって、皆さんどうしても気にされるのが慣れた”紙からデジタルへの移行”だと思います。しかしフォレストの場合、サービスの使いやすさからそんな抵抗はありませんでした。

それまでは、紙の資料をPDFデータにスキャンしてからお客様宛のメールに添付して送り、紙の元資料は、バインダーなどでファイリングして管理していました。もしお客様からの問い合わせを受けたらそのファイルを取りに行って、手元に紙の資料を持った状態でお客様と電話でやりとりをするというのが慣行でした。

ただし、今はフォレストにログインすれば必要な情報はすべてそこに揃っていますし、お客様からの問い合わせは基本チャットをベースに対応していますので、業務効率は格段に向上しています。お客様もチャットやお気に入りボタンなどを使って気軽に問い合わせや反響を返してくださいます。

お客様とのコミュニケーションの取りやすさは、格段に改善したと思います。メールによるやり取りですと、文章を構成する手間がお客様にも我々にも発生していました。

でも敢えて言うと導入したての頃は、長年のクセで無意識のうちにエクセルを開いてしまい、帯替えを数物件やってから「あ〜、やっちゃった、、、」というのは何度かありましたね（笑）

メール送信時のファイル容量に制限が無くなることで、提案件数・物件数ともにアップ！

実際にフォレストを使う中で見えた利便性の一つが、メール送受信時におけるファイル容量の制限です。

お客様への物件提案では、メール１通あたり多い時で10物件ほどご提案することもあります。しかし、数が多くなると、カラーでスキャンした図面のファイル容量は4MBを超えてしまい、通常のメールサーバーだとほぼ確実に弾かれます。ものによっては、いまだに2MBを超えると弾かれてしまう場合もあります。わかってはいるんですが、作業があまりに面倒なので、ダメ元でもトライしてしまうんですよね。そして、弾かれるという・・・（笑）

でも、フォレストを利用してからは、この悩みはありません。
ファイル容量を気にせず、お客様に見合う物件を思う存分ご提案できるようになったのは、とても大きいですね。また紙での印刷が圧倒的に減り、印刷コストの圧縮にも繋がっています。